Effiziente Verpackungsprozesse sind im Versand und Fulfillment längst ein entscheidender Kosten- und Qualitätsfaktor. Unternehmen, die Kartonformate standardisieren, passende Kartonqualitäten einsetzen und Packstationen strukturiert aufbauen, reduzieren nicht nur ihre Packzeiten, sondern senken auch Materialverbrauch und Transportschäden deutlich. Moderne Versandprozesse basieren auf Systemlogiken, Automatisierung und datengesteuerten Entscheidungen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Unternehmen durch Optimierungen im Verpackungsprozess messbare Effizienzgewinne erzielen – inklusive sofort umsetzbarer Schritte und Branchenbeispiele. Für alle, die Versandprozesse nachhaltig verbessern möchten, steht zusätzlich unser Whitepaper „Verpackungssysteme im Unternehmen“ bereit.
1. Warum effiziente Verpackungsprozesse heute entscheidend sind
Steigende Versandkosten, höhere Löhne, wachsender Wettbewerbsdruck und ein deutlicher Fachkräftemangel machen Verpackungsprozesse zu einem zentralen Effizienzhebel in Logistik, E-Commerce und Fulfillment. Eine ganzheitliche Einordnung des Themas finden Sie auf unserem Ratgeber: Umfassende Verpackungslösungen für Unternehmen. Viele Unternehmen unterschätzen die Rolle der Verpackung:
- Sie beeinflusst Packgeschwindigkeit, Fehlerquote, Retouren, Lagerprozesse und Kosten pro Paket.
- Sie ist entscheidend für die Kundenzufriedenheit und das Markenbild.
- Sie spielt eine zentrale Rolle für Nachhaltigkeit und CO₂-Bilanz.
Typische Herausforderungen:
- zu viele Kartonvarianten
- falsche Wellenarten → Schäden, Kosten, Unzufriedenheit
- ineffiziente Packstationen
- hoher Füllmaterialverbrauch
- unklare Prozesse und manuelle Arbeitsschritte
Fazit: Unternehmen, die Verpackung als Prozess statt als reinen Kostenpunkt betrachten, arbeiten profitabler und stabiler.
2. Die häufigsten Fehler im Verpackungsprozess – und warum sie teuer sind
Die folgenden Fehler begegnen uns in der Praxis immer wieder – und sie sind einer der Hauptgründe für unnötige Kosten, Zeitverluste und Reklamationen.
Fehler 1: Zu viele unterschiedliche Kartonformate
- erschwert Kommissionierung
- erhöht Fehlerraten
- bindet Lagerfläche
- macht Packprozesse langsamer
Wie eine sinnvolle Auswahl an Kartontypen aussehen kann, zeigen wir im Artikel „Faltkartons & Faltschachteln für Versand & Produktion“.
Fehler 2: Falsche Kartonqualität / Wellenart
Viele Unternehmen wählen Kartons „nach Gefühl“ – statt nach Last und Versandweg. Die Folgen:
- zu schwach: Schäden und Retouren
- zu stark: unnötige Material- und Versandkosten
Aus der Praxis haben sich unter anderem folgende Bereiche etabliert:
- B-Welle bis ca. 14 kg
- C-Welle bis ca. 25 kg
- EB/BC-Welle für schwere und empfindliche Güter
Eine ausführliche Einordnung finden Sie im Ratgeber „Welche Kartonqualität für welches Versandgewicht?“ sowie in unserer Checkliste Kartonqualität (PDF).
Fehler 3: Überdimensionierte Kartongrößen
Laut unserem Kartongrößen-Leitfaden verursachen zu große Kartons:
- mehr Füllmaterial
- höhere Versandkosten
- größere Lager- und Transportvolumen
- eine unnötig schlechte CO₂-Bilanz
Mehr dazu im technischen Leitfaden Kartongrößen (PDF).
Fehler 4: Keine Prozesslogik / fehlende Standardisierung
Wenn jeder Mitarbeitende anders packt, entstehen automatisch mehr Fehler und höhere Prozesskosten. Es fehlen klare Abläufe und definierte Standards.
Fehler 5: Unstrukturierte Packstationen
Fehlende Struktur an Packplätzen führt zu:
- langen Greifwegen
- unnötigen Handgriffen
- langsamen Packzeiten
Fazit: Jeder dieser Fehler kostet Zeit, Geld und Material – und lässt sich durch klare Systemlogik und passende Verpackungslösungen vermeiden.
3. Die 8 größten Hebel zur Optimierung von Verpackungsprozessen
3.1 Kartonstandardisierung – der stärkste Effizienzhebel
Einheitliche Kartonfamilien sind einer der wirksamsten Hebel, um Verpackungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Sie reduzieren:
- Packzeit
- Materialwechsel
- Planungsaufwand
- Fehlerraten
Wie Sie die passende Kartonqualität auswählen, lesen Sie im Ratgeber „Welche Kartonqualität für welches Versandgewicht“. Praxisnahe Einblicke liefert außerdem der Beitrag „Faltkartons & Faltschachteln für Versand & Produktion“. Passende Produkte für standardisierte Kartonsysteme:
3.2 Systemkartons & modulare Verpackungssysteme
Systemkartons sind besonders für Fulfillment-Dienstleister und E-Commerce-Unternehmen interessant, die viele unterschiedliche Produkte mit möglichst wenigen Formaten verpacken möchten. Ein gutes Systemkarton-Setup zeichnet sich aus durch:
- 4–6 Kartongrößen, die 80 % aller Sendungen abdecken
- identische Höhen oder Grundflächen, wo möglich
- Kompatibilität mit denselben Füll- und Polstersystemen
- optimale Eignung für Automatisierung und standardisierte Prozesse
Eine große Auswahl an Kartonformaten für modulare Systeme finden Sie in unserer Kategorie „Kartons & Kartonagen“.
3.3 Die richtige Kartonqualität & Wellenart auswählen
Die Wahl der Wellenart beeinflusst maßgeblich Stabilität, Tragfähigkeit und Kosten. Typische Einsatzbereiche sind zum Beispiel:
- E-Welle für leichte Produkte und E-Commerce-Verpackungen
- B-Welle bis ca. 14 kg
- C-Welle bis ca. 25 kg
- BC-Welle für schweres Versandgut und Exportverpackungen
Eine ausführliche Einordnung inkl. Gewichtsempfehlungen finden Sie im Ratgeber Kartonqualität.
3.4 Passgenaue Kartongrößen wählen
Überdimensionierte Kartons sind einer der größten versteckten Kostentreiber im Versand. Die Faustregel lautet:
- 10–20 mm Toleranz für Füllmaterial je Seite einplanen
- der Karton sollte nur so groß wie nötig sein
- Füllmaterial dient der Fixierung, nicht dem „Ausstopfen“ eines zu großen Kartons
Die Auswirkungen auf Materialverbrauch, Versandkosten und CO₂-Bilanz erläutert der Leitfaden Kartongrößen (PDF).
3.5 Automatisierung sinnvoll einsetzen
Ab bestimmten Versandvolumina lohnt sich der Einsatz von Automatisierungstechnik, zum Beispiel:
- Kartonaufrichter
- Klebebandautomaten
- Polster- und Füllsysteme
Vorteile sind unter anderem:
- bis zu 40 % schnellere Packzeiten
- wesentlich weniger Fehler und Nacharbeiten
- höhere Prozesssicherheit und Planbarkeit
Besonders lohnend ist Automatisierung bei:
- rund 100 Paketen pro Tag oder mehr
- Fulfillment-Dienstleistern mit standardisierten Produktgruppen
- wiederkehrenden Versandmustern und Systemkartons
3.6 Füllmaterial optimieren: Schutz ohne Überpolsterung
Nachhaltigkeit und Effizienz schließen sich im Verpackungsprozess nicht aus – im Gegenteil. Wer Kartongrößen passend wählt, spart automatisch Füllmaterial. Empfehlungen aus der Praxis:
- wo möglich Papierpolster statt Luftpolster verwenden
- Füllmaterial gezielt einsetzen, nicht flächig „stopfen“
- Kartonstabilität (Wellenart) und Füllmaterial aufeinander abstimmen
- bei empfindlichen Produkten zwei Schutzebenen einplanen (unten und oben)
Passende Lösungen finden Sie in unserer Kategorie Füll- & Polstermaterial.
3.7 Intelligente Packstationen & Layouts
Gut geplante Packstationen sind ein wichtiger Faktor für Geschwindigkeit, Ergonomie und Prozesssicherheit. Typische Merkmale sind:
- alle relevanten Kartons in Griffweite
- Werkzeuge wie Messer und Tape im Einhandgriff
- klare Zonierung: Materialbereitstellung – Packbereich – Versandbereich
- definierte Abläufe für alle Mitarbeitenden
3.8 Verpackungsprozesse messbar machen (KPIs)
Wer Prozesse optimieren will, muss sie messbar machen. Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel:
- Packzeit pro Paket
- Verbrauch von Kartons und Füllmaterial
- Transportschäden und Reklamationsquote
- Versandkosten pro Sendung
- Leervolumen pro Paket
Erst über diese Kennzahlen werden Optimierungspotenziale systematisch sichtbar.
4. Branchenbezug: Wie verschiedene Unternehmen profitieren
E-Commerce & Onlinehändler
- viele SKUs und häufige Retouren
- Standardgrößen reduzieren Fehler beim Verpacken
- die richtige Wellenart verhindert Transportschäden
Passende Produkte: Faltkartons 1-wellig
Industrie & Produktion
- höhere Traglasten und oft empfindliche Bauteile
- Exportverpackungen und Palettenversand spielen eine große Rolle
Passende Produkte: Faltkartons 2-wellig
Logistik & Fulfillment-Dienstleister
- Geschwindigkeit und Standardisierung stehen im Vordergrund
- Systemkartons und Automatisierung bieten hier besondere Vorteile
Passende Produkte: standardisierte Kartons & Kartonagen
Event- & Kreativbranche
- häufig leichte, aber empfindliche Produkte
- optischer Eindruck der Verpackung ist besonders wichtig
E-Welle und maßgeschneiderte Verpackungslösungen sind hier oft eine geeignete Basis.
5. Wie viel Kostensenkungspotenzial steckt im Verpackungsprozess?
Unser Whitepaper „Verpackungssysteme im Unternehmen“ zeigt, welches Potenzial in strukturierten Verpackungsprozessen steckt:
- bis zu 50 % weniger Materialverbrauch durch passgenaue Verpackungen
- bis zu 30 % Prozesskostenersparnis durch Standardisierung und Systemlogiken
- bis zu 20 % weniger Retouren durch optimierten Transportschutz
Details finden Sie im Whitepaper „Verpackungssysteme im Unternehmen“ (PDF).
6. Praxisbeispiele aus dem Versandalltag
Case 1: E-Commerce-Brand
Ausgangssituation: 20 unterschiedliche Kartongrößen, hoher Füllmaterialverbrauch. Maßnahme: Reduktion auf 6 Standardgrößen, Einführung eines Systemkarton-Konzepts. Ergebnis:
- 22 % weniger Füllmaterial
- 18 % kürzere Packzeit pro Paket
Case 2: Maschinenbau-Zulieferer
Ausgangssituation: Transportschäden bei schweren Bauteilen, Reklamationskosten steigen. Maßnahme: Wechsel von einwelliger C-Welle auf BC-Welle und Optimierung der Kartongrößen. Ergebnis:
- Schadensquote halbiert
- Reklamationskosten deutlich reduziert
Case 3: Fulfillment-Dienstleister
Ausgangssituation: Hohe Auslastung an den Packstationen, unterschiedliche Arbeitsweisen. Maßnahme: Einsatz von Klebebandautomaten und Standardisierung der Packprozesse. Ergebnis:
- 40 % schnellere Packzeit
- einheitliche Verpackungsqualität
7. Handlungsempfehlungen: So starten Unternehmen sofort
Für den Einstieg in eine strukturierte Optimierung der Verpackungsprozesse empfehlen wir folgende Schritte:
- Verpackungsanalyse durchführen
- Kartonqualität prüfen (Wellenarten / Traglasten)
- Standardgrößen einführen und Variantenvielfalt reduzieren
- Füllmaterial gezielt reduzieren, wo möglich
- Packstationen strukturieren und Abläufe definieren
- Daten & KPIs dokumentieren
- ein jährliches Review der Verpackungsprozesse einplanen
Häufige Fragen zur Optimierung von Versandprozessen
1. Wie finde ich die passende Kartonqualität?
Orientieren Sie sich an Gewicht, Versandweg und Empfindlichkeit der Produkte. Eine kompakte Entscheidungshilfe bietet unsere Checkliste Kartonqualität (PDF) sowie der ausführliche Ratgeber zur Kartonqualität.
2. Wann lohnt sich Automatisierung?
Automatisierung lohnt sich in der Regel ab etwa 100 Paketen pro Tag oder bei hohen Personalkosten. Besonders sinnvoll ist sie, wenn mit standardisierten Kartonformaten gearbeitet wird und die Prozesse wiederkehrend sind.
3. Wie senke ich Verpackungskosten am schnellsten?
Die größten Hebel sind die Standardisierung von Kartongrößen und die passende Kartonqualität. Überdimensionierte Kartons und „überstarke“ Qualitäten treiben Kosten unnötig in die Höhe.
4. Wie viel Füllmaterial ist optimal?
Füllmaterial dient in erster Linie der Fixierung, nicht dem Ausfüllen eines zu großen Kartons. Wenn Kartongröße und Wellenart passend gewählt sind, lässt sich der Einsatz von Füllmaterial deutlich reduzieren.
5. Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit im Verpackungsprozess?
Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit greifen hier ineinander: Weniger Leervolumen, passende Wellenarten und papierbasierte Polster reduzieren CO₂-Emissionen, Materialkosten und häufig auch die Retourenquote.
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